Những cách giảm dung lượng file word hiệu quả nhất

Source: Những cách giảm dung lượng file word hiệu quả nhất

Nếu file word bạn muốn gửi qua gmail có dung lượng lớn và không thể đính kèm thành công. Bạn sẽ giải quyết lỗi này như thế nào? Bạn có thể nén file word bằng phần mềm winrar hoặc tìm cách giảm dung lượng file word. Bài viết này sẽ hướng dẫn người dùng những cách giảm dung lượng file word đơn giản và hiệu quả nhất.

Giảm dung lượng file word bằng cách nén ảnh đính kèm trong file word

Nếu trong file word mà bạn đính kèm quá nhiều hình ảnh thì chắc chắn kích thước file word sẽ có dung lượng rất lớn. Microsoft hỗ trợ tính năng nén tất cả các tập tin ảnh đính kèm trong văn bản word. Các bước để nén hình ảnh của một tệp word:

Bước 1: Mở tệp word để giảm kích thước, sau đó nhấn menu Tập tin -> Lưu thành.

Bước 2: Tại giao diện Save as, tìm và chọn dòng Công cụ -> Nén ảnh…

Bước 3: Cửa sổ Compress Pictures hiện ra, bạn có thể chọn chất lượng ảnh muốn nén trong danh sách mà Microsoft hỗ trợ, bấm vào Được rồi Xác nhận.

Cuối cùng bấm Cứu để lưu tệp word và kiểm tra xem kích thước tệp word có giảm như bạn muốn hay không.

Giảm kích thước tệp word bằng cách nén tệp

Nếu file word có quá nhiều dữ liệu bên trong như biểu đồ, hình ảnh, ký tự đặc biệt, bảng… thì cách giảm dung lượng file word hiệu quả nhất là nén file word lại. Có hai cách để nén file word: sử dụng phần mềm winrar và sử dụng ứng dụng nén file word trực tuyến.

Phương pháp 1: Nén tệp word trực tuyến

Có rất nhiều trang web hỗ trợ người dùng nén file excel, file word trực tuyến và hiệu quả mà nó mang lại là tương đối tốt.

Bước 1: Mở URL sau để bắt đầu nén tệp word trực tuyến:

https://www.wecompress.com/

Bước 2: Nhấn vào “”+“để tải xuống tệp word cần giảm dung lượng.

Ứng dụng Wecompress cũng hỗ trợ nén các định dạng Tệp PDFPowerPoint, Excel, JPEG, PNG và kích thước tối đa cho 1 tệp tải lên là 500 MB.

Như trong ví dụ này, tệp word không nén của tôi có kích thước là 3,913MB.

Bước 3: Sau một thời gian ngắn dung lượng file word đã giảm từ 3,82 MB xuống chỉ còn 260 KB, một con số không tưởng phải không nào. nhấn Tải xuống để tải xuống tệp word sau khi nó đã được nén.

Cách 2: Dùng phần mềm winrar để nén file word

Nếu bạn muốn nén file word với số lượng lớn thì phương pháp hữu hiệu nhất là sử dụng phần mềm winrar để nén toàn bộ file word.

Bước 1: Tạo một thư mục trống và sao chép tất cả các tệp word cần giảm dung lượng vào thư mục này.

Bước 2: Nhấp chuột phải vào thư mục chọn Thêm vào lưu trữ…

Cuối cùng bạn hãy lấy file nén.rar này để đính kèm trên gmail, cách này có thể giảm dung lượng file word hàng loạt.

Tìm hiểu thêm: Các cách hiệu quả nhất để mở khóa các tệp word

Các cách khác để giảm kích thước tệp word

Ngoài 2 cách trên, mọi người có thể giảm dung lượng file word bằng một số thủ thuật sau:

Chuyển đổi sang định dạng DOC.X

Nếu người dùng đang sử dụng word 2003 trở về trước, file word sẽ có định dạng .DOC.

Định dạng .docx có khả năng nén nội dung vượt trội, vì vậy chỉ cần chuyển đổi tệp .doc sang định dạng .docx là sẽ giảm dung lượng tệp word đi một phần. Điều này cũng áp dụng cho các định dạng Office khác như Excel (.xls thành .xslx), PowerPoint (.ppt thành .pptx) và Visio (.vsd thành .vsdx).)

Chèn hình ảnh thay vì sao chép và dán trực tiếp vào word

Nếu ảnh để chèn vào file word có kích thước lớn như ảnh chụp từ máy ảnh cơ, điện thoại đời mới thì dung lượng ảnh sẽ rất cao. Và nếu bạn copy và paste trực tiếp những hình ảnh này vào file word thì dung lượng của file word sẽ tăng lên rất nhiều.

Thay vào đó, hãy tìm cách giảm dung lượng ảnh bằng công cụ Paint có sẵn trên Windows 10, lưu ảnh dưới định dạng JPG thay vì định dạng PNG và cuối cùng là sử dụng tính năng CHÈN -> Tượng hình để chèn hình ảnh trong văn bản word.

Các thao tác này sẽ giúp chúng ta tối ưu và giảm dung lượng ảnh đính kèm trên word 2010, 2013, 2016 …

Hạn chế sử dụng các biểu tượng và hình ảnh động

Chúng ta nên hạn chế sử dụng ảnh động (GIF) và các biểu tượng khác trên file word nếu có thể, vì các icon này có dung lượng tương đối lớn, nếu sử dụng nhiều thì việc giảm dung lượng file word sẽ rất khó khăn. khó khăn.

Và cũng nên hạn chế sử dụng nhiều bảng tính excel, ppt hay các font thư pháp, font nghệ thuật …

Tìm hiểu thêm: Các cách đơn giản nhất để giảm kích thước tệp pdf

Xóa thông tin cá nhân đính kèm vào tệp word

Thông tin cá nhân không chỉ làm tăng dung lượng của file word mà còn có khả năng cung cấp cho người đọc những thông tin không cần thiết. Cũng có thể có thông tin đã được định dạng là ẩn, và nếu bạn không cần văn bản ẩn này trong tài liệu word của mình, thì các tính năng này sẽ bị tắt.

Bước 1: Chọn menu Tập tin -> Thông tin trên tệp word mà bạn muốn giảm dung lượng.

Bước 2: Lựa chọn Kiểm tra các vấn đề -> Kiểm tra tài liệu.

Bước 3: Hộp thoại Người kiểm tra tài liệu xuất hiện, chọn Quan sát.

Bước 4: nhấn Xóa bỏ tất cả trong dòng Thuộc tính tài liệu và Thông tin cá nhân để xóa tất cả thông tin cá nhân được tạo theo mặc định của word.

Kết luận: Đây là những cách đơn giản, nhanh nhất và hiệu quả nhất giúp người dùng giảm dung lượng file word trong năm 2021.

Via: ihedieuhanh.com

from ihedieuhanh.com https://ihedieuhanh.com/nhung-cach-giam-dung-luong-file-word-hieu-qua-nhat/
via Ihedieuhanh.com